Voor zorginstellingen

Het patroon dat jullie kennen

Op zondagmiddag staan er vier mensen tegelijk op één kamer, en dinsdag tot en met vrijdag komt er niemand. Niet uit onverschilligheid: iedereen wil langs, maar niemand van de familie weet wie er die week al gaat.

Daarnaast draagt in bijna elke familie één iemand het grootste deel. Die persoon regelt, herinnert, en houdt bij. Dat gaat maanden goed en dan opeens niet meer — en dat merken jullie meestal eerder dan de familie zelf.

Wat een gedeelde planner daaraan verandert

Een bezoekplanner is een kalender die de hele familie ziet. Iedere bezoeker zet zijn eigen bezoek erin, en juist de lege dagen springen eruit. Er hoeft niemand te coördineren; het overzicht doet dat werk.

Voor een afdeling zit het verschil vooral hierin:

• Bezoek verdeelt zichzelf over de week in plaats van zich op te stapelen in het weekend.
• De bezoektijden en het dagritme van de afdeling staan in de planner, dus er wordt binnen die uren gepland en niet dwars door het avondeten heen.
• Minder mensen tegelijk op een kamer, en dus minder onrust op de gang.
• Familieleden die verder weg staan — een neef, een schoondochter, de oude buurvrouw — doen makkelijker mee, omdat ze zich gewoon kunnen inschrijven zonder iemand te hoeven bellen.
• De familie kan de week op een tablet op de kamer zetten, in grote letters en zonder inloggen, zodat de bewoner zelf ziet wie er komt.

Wat het jullie kost, en wat jullie ervoor moeten doen

Niets, en niets. Er is geen instellingsaccount, geen koppeling, geen contract en geen implementatie. De familie zet het zelf op en beheert het zelf; jullie komen er niet in voor en hoeven er niets voor in te richten.

Voor één bewoner is het gratis, met zoveel familieleden als de familie wil. Er is een betaalde versie voor families die meerdere grootouders in één planner willen, of foto’s en notities bij een bezoek — dat is een keuze van de familie en gaat buiten jullie om.

Het enige wat jullie eventueel doen, is het noemen. Zie de laatste sectie.

Wat het uitdrukkelijk niet is

Dit is geen zorgsysteem, en het is belangrijk dat daar geen misverstand over ontstaat.

• Het is geen dossier. Er staan geen zorggegevens in en er komt niets uit jullie ECD.
• Het koppelt niet met Caren, met een cliëntportaal of met welk systeem dan ook.
• Het is geen communicatiekanaal met de zorg. Vragen aan de afdeling horen bij de afdeling, niet in een familiekalender.
• Jullie zijn er geen verwerker van. De familie is eigenaar van wat erin staat; de instelling staat er buiten.
• Het vervangt niets van wat jullie al hebben. Waar een huis al met een cliëntportaal werkt, blijft dat het kanaal voor contact met de zorg.

Over de gegevens

In de planner staan voornamen van bezoekers, de naam van de bewoner, en welke dag wie langsgaat. Families kunnen zelf een notitie of foto bij een bezoek zetten; dat is hun keuze en dat blijft binnen hun eigen familie.

De database en de opslag staan binnen de Europese Unie. Er zijn geen advertentiecookies en er wordt niets doorverkocht. Wie erin komt, bepaalt de familie: er is één familiewachtwoord en een uitnodigingslink die de beheerder kan vernieuwen.

Wat er precies wordt opgeslagen en door welke leveranciers, staat in het privacybeleid. Als jullie functionaris gegevensbescherming ernaar wil kijken voordat het genoemd wordt: dat lijkt me verstandig, en dat is het adres om te beginnen.

Hoe je het noemt, als je het noemt

Niets hiervan werkt als het van bovenaf wordt opgelegd. Het werkt als het langskomt op het moment dat een familie het probleem heeft — en dat is bijna altijd de eerste weken na een opname.

• Print de poster en hang hem op in de huiskamer of bij de ingang van de afdeling. Er staat een weekrooster op dat een familie ook met de hand kan invullen.
• Noem het in het eerste zorgleefplangesprek, als het gesprek toch over de familie en de bezoekfrequentie gaat.
• Zet het in het welkomstpakket of het informatieboekje voor nieuwe bewoners, tussen de andere praktische zaken.
• Leg het voor aan de cliëntenraad. Die is er precies voor dit soort dingen, en het is hun oordeel of het past.

Veelgestelde vragen hierover